Kebijakan Arsip Universitas
NSPK (Norma Standar Prosedur Kriteria) atau Kebijakan Arsip Universitas Indonesia merupakan suatu kebijakan yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan Manajemen Kearsipan UI. Berbagai hal dijelaskan dalam kebijakan kearsipan mulai dari tujuan, prinsip, dan sasaran manajemen kearsipan, kemudian penetapan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, hingga sumber daya kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia. Pedoman itu antara lain:
Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia ditujukan untuk memudahkan kegiatan administrasi universitas. Tingkatan kewenangan dalam pengiriman surat diatur pula dalam Keputusan Rektor mengenai Tata Naskah Dinas tersebut adalah agar terjadi kesinambungan dalam segala kegiatan universitas
Pedoman Implementasi Tata Naskah Dinas
Silahkan download kebijakan Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia di sini
Skema Klasifikasi Arsip UI
Klasifikasi merupakan awal dari proses analisis isi maupun konteks suatu arsip. Kemudian analisis ini akan dilakukan suatu penilaian yang menentukan berapa lama suatu arsip akan disimpan.
Dari Klasifikasi ini nantinya juga akan disusun suatu jadwal retensi arsip yang menentukan berapa lama arsip disimpan atau kapan bisa dimusnahkan.
Peraturan Rektor tentang Skema Klasifikasi Arsip (klik)
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam Manajemen Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini karena JRA akan menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan terutama mengenai berapa lama arsip akan disimpan dan kapan arsip bisa dimusnahkan.
Klik Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Prosedur Operasional Baku (POB)
Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan seluruh unit organisasi di Universitas Indonesia dibantu dengan Prosedur Operasional Baku (POB) Arsip. POB ini ditujukan untuk membantu sumber daya manusia di UI untuk dapat melaksanakan fungsi kearsipan.
Prosedur diatas merupakan prosedur yang berisikan penjelasan dan alur kerja (flow chart) yang menggambarkan bagaimana suatu arsip dikelola. Dengan Prosedur ini diharapkan dapat memudahkan pengelolaan arsip di setiap unit kerja mulai dari proses penciptaan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar, prosedur pemindahan arsip, prosedur pemusnahan arsip, pengelolaan arsip vital, dan pelaksanaan teknis pengelolaan arsip lainnya dapat di gambarkan dalam sebuah alur (POB).
Seluruh regulasi dan kebijakan kearsipan dapat diakses di sini dengan menggunakan akun office365 UI milik anda (@office.ui.ac.id) contoh: ketik akun sso: jojo66@@office.ui.ac.id
Pedoman Kearsipan
Pedoman kearsipan merupakan produk kebijakan turunan setelah peraturan dan keputusan di lingkungan Universitas Indonesia. Pedoman kearsipan merupakan acuan ketentuan umum dan ketentuan teknis pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan Universitas Indonesia.
1. Alih Media Arsip
Arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.
Lihat IK Alih Media
2. Program Arsip Vital
Program Arsip Vital yang dilaksanakan oleh Universitas Indonesia mengacu pada Pedoman Pengelolaan Arsip Vital merupakan acuan yang dimaksudkan untuk memberikan langkah kerja pengelola informasi, dokumen, dan arsip vital Universitas Indonesia khususnya bidang penjaminan keselamatan dan ketersediaan akses arsip vital Universitas Indonesia. Ketersediaan dokumen dan arsip merupakan sebuah urgensi mengingat arsip mendukung pencapaian kerja Universitas Indonesia. Oleh sebab itu, program perlindungan arsip vital perlu disusun sebagai bentuk pemeliharaan dan pengamanan Universitas Indonesia. Perlindungan arsip vital adalah tanggung jawab masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan.
Ruang lingkup perlindungan arsip vital meliputi
- tanggung jawab perlindungan arsip;
- program perlindungan arsip vital;
- identifikasi arsip vital;
- strategi perlindungan arsip vital;
- strategi pencegahan bencana; dan
- evaluasi program perlindungan arsip vital.
Setiap unit pencipta dan unit kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Indonesia tentang Pengelolaan Informasi Publik, Dokumen, dan Arsip wajib melakukan perlindungan arsip vital.
Formulir Layanan Peminjaman Arsip Fakultas
Contact Person
Kerjasama
