Unit Arsip Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia (FMIPA UI) menyelenggarakan kegiatan pendampingan dalam simulasi penggunaan aplikasi Andieni bagi para pimpinan di lingkungan FMIPA UI pada hari Rabu, tanggal 27 April 2022 di Gedung Multidisiplin Lantai 3, Kampus UI, Depok.
Andieni – Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Universitas Indonesia merupakan aplikasi yang dibuat dengan tujuan memudahkan penciptaan naskah dinas (nota dinas dan surat dinas). Memanfaatkan teknologi informasi sejak penyusunan draft, persetujuan atasan, pengesahan dengan tanda tangan digital, serta distribusi ke tujuan naskah secara elektronik. Andieni mampu menghadirkan sebuah solusi nyata bagi peningkatan kinerja dan produktifitas UI dalam administrasi persuratan.
Dekan FMIPA UI Dede Djuhana, Ph.D. membuka acara ini. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan “Penggunaan aplikasi Andieni saat ini menjadi sangat penting seiring dengan perubahan budaya kerja dari bentuk tercetak menjadi bentuk elektronik. Sehingga kita, di lingkungan FMIPA UI juga perlu melakukan penyesuaian dalam tata kelola naskah dinas ini, agar mengoptimalkan dan mempercepat kinerja kita dalam membuat naskah dinas sesuai dengan format Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia”.
Andieni menggunakan teknologi tanda tangan digital atau disebut juga tanda tangan elektronik tersertifikasi (eSign). Dokumen digital yang telah disematkan sertifikat elektronik akan terenkripsi sehingga segala bentuk manipulasi konten dokumen akan terlacak dengan menyatakan bahwa dokumen telah diubah sejak ditandatangani terakhir. eSign yang digunakan pada Andieni merupakan hasil dari kerja sama kemitraan antara UI dengan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE).
Balai Sertifikasi Elektronik merupakan unit pelaksana teknis di Badan Siber dan Sandi Negara (dahulu Lembaga Sandi Negara) yang memiliki tugas pemberian layanan penerbitan dan pengelolaan sertifikat elektronik di Indonesia untuk instansi pemerintah.
Koordinator Unit Arsip FMIPA UI, Salman Bustamam, AM.d. menyampaikan secara langsung materi simulasi kepada para peserta. Adapaun materi tersebut diantaranya simulasi menu Cipta Naskah, Simulasi menu Upload eSign, dan Pemanfaatan menu Halaman Naskah (sarana pencatatan surat, distribusi surat ke unit lain).
“Kalau (Tata Naskah Dinas) kita semua sudah bisa beralih sepenuhnya ke aplikasi Andieni, maka proses pekerjaan administrasi kita juga akan lebih cepat dan efektif”, ujar Salman.
Tak hanya itu penerapan aplikasi Andieni ini juga diharapkan ikut mendorong seluruh unit kerja untuk meminimalisir penggunaan kertas di lingkungan FMIPA UI dan mendukung kebijakan Sustainable Office Environment di Lingkungan UI.
